PPT做得好,升职少不了:12步,做好一份汇报PPT

职场 7个月前 天天导航
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来 源 | 曹将

今天,我想系统地聊一下演示设计。

这是对去年文章的升级,加入了更多配图和案例。
如果你在意所谓的「干货」,那可以从第三部分开始阅读;如果你想知道整个推导过程,那还是建议全文阅读。
内容很长,一共 5300 多字,算是一套系统性思考。
01

引言

很多人说想学 PPT ,核心诉求是学习 PPT 技能,也就是操作。
这无可厚非,毕竟 PowerPoint 是一个软件,软件的门槛便是操作。
而这其实也是最容易的部分:随便买一本书,照着里面的内容练习一遍,基本可以掌握得七七八八。即使很多东西记不住,大概知道功能叫什么,日后上网一查大概就能解决。
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↑ PPT 的「帮助」里就有很多具体的操作指引

只要能马上搜索到答案的,都不会是大问题。
那大问题是什么?
大问题是它的前因后果。
就像我们要理解自己现在为什么迷茫。
如果就迷茫谈迷茫,那只能更迷茫。
要真正解决这个问题,必须回溯自己的过往,找到一路的轨迹,然后发现自己为什么成为现在的自己的动因,继而便了解清楚导致迷茫的核心关键点。
PPT 也是如此。
02
对大多数人来说:PPT 是用来演示辅助的
这是它存在的价值——很像废话对吧?但是,这句话包括三点信息:
PPT 是用来演示辅助,但演示辅助并非只有 PPT 。
这里有两个观点:

1. 任何工具存在的价值,都是用来解决问题的。

2. 解决问题的,永远不只有一个工具。如果觉得没有,那是因为还没有找到。
其实如果接触多了,你会发现,还有很多工具可以辅助演示,比如思维导图、手绘、视频、板书,甚至只是几张纸。
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↑ 手绘

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↑ 思维导图 

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↑ 板书

它们的作用,都是帮助演示者传递信息。
PPT只是辅助,重要的是背后的内容。
很多人会沉醉于 PPT 设计上,喜欢去研究最炫酷的效果、精致的设计。如果你的使用场景是发布会、晚会,那无可厚非。
但是,如果是汇报、演讲,那很容易就本末倒置。
如果去看一些大师的 PPT ,你会发现他们的设计并不高级,但是这并不影响他人来学习。
因为听众过来的目的,不是为了看那几个动画、那几个设计,而是看里面的内容。如果内容不行,那就只是浪费他人的时间。
既然是演示辅助,那么时间就应该更多花在演示设计上。
这句话看起来很绕对吧。
PPT 设计只是演示设计中的一环。它做得好肯定会带来整体效果的提升,但整体效果的提升不只是关于它。
还有哪些呢?
1.你的表达。是的,PPT 再好,你说得语无伦次,逻辑不通,那也只是徒劳。
2.你的结构。这背后就是体验设计的内容。
它又要分两个场景:
①如果是工作汇报,那么亮明观点、继而阐述内容的「金字塔结构」,是最稳妥的架构。
②如果是公众演讲,那么就需要考虑:故事引入、观点亮出、举例论证、情绪高潮和引起思考。
3.你的技巧。在传递信息时,不同的技巧可以带来不同的体验。比如金句,让人醍醐灌顶;比如幽默,让人意外惊喜。
理解了以上内容后,我们重新来看演示设计,便会有一个不同的视角。
也基于此,我们可以重新分配一次演示设计的时间安排。
03

演示设计清单

我们可以得出结论:PPT 设计(美化)这件事,其实只占全流程中不到 30% 的时间。更多的,则是内容生产和逻辑梳理。
接下来,我们一步步梳理:到底如何设计一次演示。
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第一步:明确目标
所有的演示,都是基于目标展开。怎么找到目标呢?其实就一句话:我在什么地方,针对什么人,传递什么信息。所以,它包括三点内容:
1. 听众是谁?
不同的听众,他们的关注点不同。
按照职级划分:
  • 如果观众是领导,那最好是严肃认真;

  • 如果观众是新员工,那可以考虑活泼有趣;

  • 如果观众是同级,那最好多点干货、不要来虚的。

按照信息了解程度划分:
  • 如果他对你讲的内容很熟悉,那么简略一些,直接说观点。

  • 如果他对你讲的内容很陌生,那么就需要一些感性的输入,比如图片、案例。

2.我想传递什么内容?
这解决的是主题和感受问题。
先说主题。
我们经常会听到领导问:你到底想说什么?这句话的内涵就是:他不清楚你的主题。
那么到底怎么理解内容呢?
有一个绝招,那就是用「如何」来开头。比如:
  • 年终总结报告:

    如何证明自己今年做得好?

  • 竞聘报告:

    如何证明自己胜任这个岗位?

  • 培训分享写作技巧:

    如何让大家听完这课,学会结构化写作?

通过用疑问句的形式,很容易就将主题场景化,继而能够更好地找到内容的关键点。
再说感受。
如果有意识地去观察,你会发现很多咨询公司的 PPT ,有着大量的文字和图表,而且文字使用的是宋体或楷体。
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↑ 麦肯锡的PPT

为什么?
1.他们想呈现出专业的感觉。图表给人的感受,一般不明觉厉。
2.这些 PPT 很多时候都是用来阅读的。所以,文字不能少,这样才能保证信息传达到位。
所以,没有绝对的一定要用什么字体,或者一定要使用某种版式。
重要的,是你希望让对方看到的时候,是怎样的体验。
3.我在什么地方进行演示?
不同场地下的演示逻辑各有不同,比如你想要说明清楚今年要采购一个在线协同平台:
· 如果是拿着材料在电梯里演示,那么就必须聚焦投入产出情况:这个软件投入100万,可以减少人工成本200万,三个月搭建完成。
· 如果是在领导办公室演示,有半个小时时间,那么可以多加入一些其他内容,比如:当前的痛点(效率低)、供应商优劣势对比、接下来的行动计划等。
· 如果是开会跟其他部门的同事沟通,希望对方配合,那么侧重点又有不同,重点强调:这件事对他们的好处(提升效率),接下来需要他们配合的地方。
把这三个问题想清楚后,整个演示设计的「风格」「逻辑」「重点」就基本确定了。
第二步:整理思路
明确了演示目标后,接下来就要整理思路。思路的来源一般有四个渠道,以写年度总结报告为例:
  • 第一是过往案例。
    前几年肯定也写过年终总结,那么可以找到它们,
    了解基本的框架,作为参考。

  • 第二是其他企业案例。

    其他企业的案例可以帮助我们拓宽思路,
    比如了解一些表达方式、补齐一些没有考虑到的细节。

  • 第三是同事/领导沟通。

    沟通重点是了解清楚哪些内容可以呈现,
    哪些重点呈现。

  • 第四是其他渠道。

    例如季度报告、领导讲话稿、部门总结等。

当把这些素材归类到一起后,便能大概整理出自己的思路,接下来就是梳理得到提纲。
第三步:梳理提纲
拿到素材后,不要马上制作演示材料,而是先梳理提纲;否则很容易写到中途,发现不对,重头开始。提纲包括三部分:
第一是总论点,也就是你想表达什么。
一般情况下,就是前文提到的「目标」,比如年终总结的「如何证明自己今年做得好?」。
第二是分论点,也就是总论点的拆分。
比如我们可以从三个维度来说明今年做得好:
  1. 工作业绩好。

  2. 团队管理好。

  3. 制度建设好。

第三是主要论据,也就是如何证明每一个分论点。
比如怎么证明工作业绩好?
1.和年初目标比。如果年初有签订绩效合同,或者有制定年度目标,那么可以进行类比,强调完成情况。
2.和去年比。同比去年的完成情况,增加了多少,增长率如何。
3.和内部对手比。比如内部多个团队/小组,工作任务类似,可以展示自己的排名情况。亦或者在内部参加过某个比赛,取得了什么成绩。
4.和外部竞争对手比。比如在当地市场销售排名多少。
5.和行业标准比。比如参加了行业的某个比赛,取得的名次。在行业平均离职率多少的情况下,本公司的情况是多少。
总结来说就是:横向比(内部对手、外部对手、行业标准)和纵向比(和年初目标比,和去年比)。
· 怎么证明团队管理好?看团队成员组成,看梯队建设情况,看培训提升情况。

· 怎么证明制度假设好?标准化了多少流程,制定了什么规定等。
通过这层层拆解,接下来的报告写作就是填空题了。
第四步:补充数据、案例、知识
基于提纲,补充相应的数据、案例和知识。
先说数据。
数据可以帮你快速提升专业性和说服力。比如你说自己做得好,这没有说服力。但是,如果你说「今年的业绩是去年的2倍」,那么这就有说服力了。
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再说案例。
当你说今年组织了很多场活动,对方没有感觉。但是,如果你在 PPT 上放上一些活动照片,这时候对方就能快速接收到「活动」和「多」两个信息。
最后再说知识。
对于大多数汇报,我们都习惯于有一说一——但是,总感觉缺乏高度。
这时候,可以考虑找到一些相关领域的专业模型,用它来提纲挈领,整体便有了高度。
例如,在做一个策划的复盘分享时,如果只是把流程重述,大家会觉得「也就那样呗」。这时候可以考虑用「体验升级」来贯穿始终,这便有了体系感。
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↑ 用「知识」来统领全文

第五步:完成第一版
到这一步,才正式开始准备演示材料了。但也谨记!千万不要抱着「完美」的态度来行动,直接把既有的材料先丢进去即可,不难看出即可。
这有两个原因:
  1. 之后大改的可能性存在。

  2. 避免纠结在某页的美化上,拖延了进度。

在做第一版时,包括三个部分:
  1. 幻灯片。

    也就是基本款PPT。

  2. 讲稿。

    如果是演讲或授课,我一般会考虑同步写一份讲稿。

  3. 摘要。

    一页纸,说明清楚整体内容的框架。

第六步:沟通并修正
有了大致的内容后,这时候便可以去与领导(同事)沟通了。
为什么现在才沟通?
因为带着方案去,比空手去会更尊重他人(也更有效率)。毕竟空对空的时候,就是让领导做问答题,对方压力大,也很难有耐心。
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带着方案去找领导沟通

类似的就像点菜。你问朋友想吃什么,对方肯定是「随便啦」「额……」。但如果拿着一个菜单问他怎么样,他马上就会说「要不来个辣菜?」「这个最近吃不了」。
沟通的重点有两个:第一是逻辑有没有问题;第二是内容有没有问题,比如案例使用是否恰当。
在沟通前,自己也要适当审查三个方面的内容:
  1. 有没有敏感信息?比如不太适合分享的机密。

  2. 有没有不合适的内容?比如比喻用得不恰当。

  3. 核心目标是否清晰?比如非重点内容占比过大。

也正是因为此时的修改可能性大,所以第一步的「初稿」环节要尽量快,不要纠结。
沟通完成后,马上进行修改。
第七步:校稿
校稿主要是看四个内容:
  1. 有无错别字。

  2. 有无标点符号错用。

  3. 数据是否来自可靠信息源,保证使用的数据都有据可循。

  4. 有没有公司logo,特别是公司对外的 PPT 。

为了让校稿效果更好,我一般会请其他同事操刀,因为自己很容易遗漏细节错误。
第八步:美化 PPT
当内容层面没有大问题后,这时候就可以考虑美化了。
PPT的美化有七个重点:
第一,重点突出。比如重点内容加粗、换颜色、字号放大。
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第二,元素对齐。元素没有对齐的页面只会显得凌乱。
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↑ 杂乱无章

第三,首页美化。人有一种「聚光灯效应」,一旦觉得你不错后,之后会不断验证你的不错;反之,则会找更多你不行的理由。所以,好的封面让人眼前一亮。
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第四,过渡页美化。过渡页美化的核心是体现出「地图感」,也就是让对方知道「讲到这里了」。
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第五,关键页美化。总有几页是重点页面,传递出核心信息,也是听众最容易拍照留存的部分,那这几页一定要好看。
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↑ 关键页面设计

第六,颜色少于三个。针对于日常汇报正文来说,颜色不宜太多。
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第七,字体不多于两个。太多字体也会让人觉得混乱。
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↑ 推荐使用微软雅黑(加粗、正常和Light)

第九步:演讲设计
这个就看场合了,工作类汇报一般用得比较少,演讲类或培训类的用得较多。
第一是互动。比如有的部分先抛出问题,随机抽取一位前排观众回答;或者给出选择题,让大家举手回答(同意的请举手)。
第二是视频。如果有相关的视频,可以考虑播放,特别是放在演讲中途。它有两个好处:其一是吸引注意力,其二是给自己整理思路和节奏的空间。
第三是幽默。设计一些出其不意的梗,让大家的神经舒张。不过这更适合演讲,不适合日常汇报。
除此之外,常用的还有手势动作、实物展示等。
第十步:排练三次
这是个人给自己的要求。任何演示或汇报,提前都要准备三次:
  • 第一次是看着完整材料准备,主要是熟悉全部内容。

  • 第二次是看着框架准备,保证大体脉络清晰。

  • 第三次是临场前准备(什么都不看),主要是让自己安心。

第十一步:打印文稿
同时打印两份:摘要版和完整版。
摘要版可以是思维导图,也可以是目录。拿着它,无论出现什么问题,都心中有数(后面还有多少)。
完整版则是为了给他人,比如领导。
第十二步:开场前准备
如果是重要的场合(比如演讲),建议提前到达演示场地,做四件事:
第一,现场走位。简单走一下,感受一下场地的感觉,大概知道什么时候站在舞台中央鞠躬,哪里不会被投影的光闪瞎双眼。
第二,检查翻页笔。看是否能够使用。
第三,检查电脑。重点检查 PPT 播放效果,字体有没有出错,视频能不能播放,有没有声音。
第四,演示模式。有些地方不支持演示模式,这点必须要提前测试。
04

我是小结

以上就是演示的全流程。
可以看到,PPT 设计只是其中一环,更多的是逻辑梳理、素材整理、技巧设计和开场准备。
最后送上这张演示设计清单,大家下一次做 PPT 前,可以参照里面的步骤走一遍,基本上万无一失。
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最后,我想回归到最初的问题:很多人说想学 PPT ,那学习的到底应该是什么?
1.PPT 的技能肯定是基础,但不是全部。

2.逻辑思维能力很重要,它决定了内容的排布。

3.讲故事的能力也需要,因为它决定了愉悦程度。

4.沟通能力必须要有,因为大多数 PPT 都需要与领导确认、与同事合作。

5.项目管理的意识要有,几个时间节点必须把控到,例如「初稿完成」「领导确认」。
这看起来会有点头大对吧?但是,难走的路,才会走出竞争力
希望本文对你有所启发。

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版权声明:天天导航 发表于 2022年4月25日 下午7:39。
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